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A uno de los usuarios no le llega el correo con la contraseña ¿qué hacemos?

10/11/2009

Ocasionalmente, cuando un administrador crea a otro usuario (o cuando un coordinador registra o invita a una nueva autoridad) el correo que el sistema genera hacia ese usuario no termina de llegar.

Cuando el usuario es nuevo el sistema le remite (de forma prácticamente inmediata -escasos minutos-) un primer correo de aviso, anunciándole un segundo correo con la contraseña que tarda entre 24 y 48 horas en entregarse. Si pasadas esas 48 horas no ha llegado el correo con la contraseña (o incluso el primer correo) lo mejor que se puede hacer es reestablecer su contraseña (comprobando antes que esté bien escrita la dirección en su ficha de usuario).
Ese reestablecimiento envía una nueva contraseña inmediatamente (en menos de 5 minutos debería llegar correo con la nueva). Si pese al reestablecimiento no llega, habremos confirmado la existencia de un problema por el que los correos enviados por IMI no están llegando a ese usuario.

Lo más probable es que se deba a las normas antivirus/antispam en los sistemas que prestan el servicio de correo a ese usuario. A veces algunos sistemas de correo que tiene normas antispam y antivirus muy estrictas pueden decidir no entregar ciertos mensajes porque sean considerados (aunque inmerecidamente en este caso) sospechosos de ser malignos.
Para intentar resolver (o al menos confirmar) esta situación, el usuario con el problema debe contactar con sus servicios informáticos para que miren en la zona de 'cuarentena' qué mensajes hay (en torno a la hora a la que se haya realizado el reestablecimiento de contraseña) dirigidos a esa persona, por si estuviera entre los clasificados como mensajes 'malos' y por tanto no entregados. En ese caso podrían seguramente recuperarlo y entregárselo.
Pero tan importante como que recuperen ese primer mensaje y se lo hagan llegar, es el que se resuelva para futuros correos. Para ello deberían incluir en la lista 'blanca' (la lista de fuentes de correo 'de confianza') el dominio de la Comisión (pueden ver la dirección email del remitente y usarla para introducir en la lista blanca esa excepción) de forma que permita que futuros mensajes no sean bloqueados.

Si el contacto con los servicios informáticos se complica o dilata, se podría (sólo para salir del paso temporalmente) poner como dirección de correo de esa persona una dirección tipo gmail, yahoo, etc. (esto es, algún buzón personal que tenga en otro sitio) y reestablecer la contraseña. De esa forma le llegarían los correos de IMI (aunque fuera a un buzón no oficial). Dado que IMI nunca remite información sensible por correo (esta información sólo reside en el sistema, y el correo sólo se usa para avisar de que hay novedades que reclaman la intervención del usuario) no es ninguna mala práctica desde el punto de vista legal (protección de datos, etc.). Pero no deja de ser un engorro (es mejor que los asuntos de trabajo lleguen al email del trabajo) por lo que se debería seguir insistiendo a la unidad de informática para que se aseguren de no estar bloqueando estos mensajes.