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Cómo conservar en mi propio expediente una consulta

20/05/2009

(Vea el <Boletín 2> para una versión con imágenes)

Cada vez que accedemos a una consulta (a través por ejemplo de las diferentes opciones presentes en en menú ‘Mostrar solicitudes’) podemos ver (en la pestaña ‘Resumen general’) detalles sobre las autoridades que intervienen, las preguntas y respuestas, y otros muchos datos, pero existe también una segunda pestaña (‘Tramitación de la solicitud’) a la que se puede acceder para ver el historial de los pasos seguidos por una solicitud.
Cada uno de los cambios de fase dentro del procedimiento seguido para esa consulta pueden verse en esa pestaña, con detalle de la fecha en la que se produjeron y la autoridad y persona que realizaron el paso en cuestión, así como las observaciones que lo acompañaron.

Además de poder consultarse en pantalla, la opción de 'Imprimir Informe' (que puede invocarse en cualquier momento del procedimiento) permitiría incluir este tipo de información en un informe escrito (se genera un fichero texto tipo word que podemos guardar o imprimir si nos interesa su conservación en papel). Dado que se trata de un formato habitual (un fichero word) podemos también copiar y pegar si fuera necesario sobre cualquier otro modelo de informe que deseemos preparar.

Generar un informe parcial o exhaustivo (presumiblemente sin los datos personales) al cerrar una consulta puede ser una forma de conservar para efectos internos una copia de la consulta (incluyendo su historial) en nuestro propio expediente (ya sea papel o electrónico).

En todo caso debe recordarse que las obligaciones relativas a protección de datos personales siguen existiendo cuando los datos se extraen del sistema IMI, por lo que cualquier conservación y/o tratamiento que se realice deberá contemplar adecuadamente las obligaciones de la legislación en esa materia.